Mail Merge membantu kita dalam membuat sebuah dokumen yang isinya sama untuk penerima yang
berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu kita terutama bila
penerimanya sangat banyak.
Mail Merge dapat digunakan
untuk membuat Sertifikat, Label, dan Amplop.
Untuk membuat Mail Merge kita membutuhkan 2 dokumen, yaitu :
Dokumen Master
Dokumen Master adalah dokumen untuk menempatkan desain Sertifikat, Label, maupun Amplop. Kali ini Dokumen Master dibuat dengan menggunakan Microsoft Word
Dokumen Data
Dokumen Data adalah dokumen untuk menyimpan data yang nantinya akan dimasukkan kedalam dokumen master. Dokumen Data dapat
berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. Kali ini Dokumen Data dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel.
Dalam Membuat Mail Merge terdapat beberapa tahap, berikut ini adalah langkah membuat Mail Merge (kali ini saya contohkan Mail Merge untuk Sertifikat) :
Tahap I Membuat Dokumen Data
Buka Ms. Excel
Buat data penerima sertifikat, (No, Nama, dan NPM)
Tahap II Membuat Dokumen Master.
Buatlah desain Sertifikat, dan masukkanlah ke dalam Ms. Word, atur sesuai kebutuhan.
Setelah sesuai, selanjutnya buatlah tempat untuk daftar penerima menggunakan Text Box (Menu Insert - Text Box - pilih Simple Text Box).
Pada Menu Format, atur menjadi transparan pada Shape Fill dan Shape Outline.
Letakkan Text Box pada tempat yang telah disediakan dan atur sesuai kebutuhan.
Tahap III Memasukkan Data
Masih pada Dokumen Master, pilih menu Mailling - Select Reciptients - Use Existing List
Lalu pilih dimana Dokumen Data disimpan
Setelah itu pilih Sheet yang menyimpan data penerima.
Selanjutnya letakkan kursor pada Text Box yang telah kita buat tadi.
Masih pada menu Mailling, kita pilih Insert Merge Filed, Masukkan Nama terlebih dahulu kemudian NPM.
Setelah Nama dan NPM dimasukkan, maka hasilnya akan seperti ini
Tahap IV Menampilkan dan Mencetak Data
Untuk menampilak data penerima, pada menu Mailling pilih Perview Result.
Untuk mencetak, pada menu Mailling pilih Finish & Merge - Print Dokumen.
Selanjutnya Pilih mana yang akan dicetak,
All untuk mencetak semua data,
Curent Recodf untuk mencetak halaman yang tampil
From : untuk memilih mulai dari baris ke berapa hingga baris ke berapa yang kita inginkan
Klik Ok, maka akan masuk ke dalam menu printer, pilihlah printer dan klik Ok, maka Sertifikat akan tercetak.
Demikianlah cara membuat Mail Merge pada Microsoft Word, Semoga Bermanfaat.
Selamat Mencoba, Jangan lupa share artikel ini jika bermanfaat. ^_^